Elaboração de Termos de Referência para O Setor Público: Um Guia Completo

A elaboração de Termos de Referência (TR) é um processo essencial para garantir a transparência e a eficiência nas contratações do setor público.

Este documento, que serve como base para licitações e contratações, define claramente os serviços, materiais, prazos e custos envolvidos em um projeto ou serviço.

Neste artigo, discutiremos a importância da elaboração correta do Termo de Referência, destacando a necessidade de incluir orçamentos e preços referenciais, elementos fundamentais para assegurar a competitividade e a transparência nos processos licitatórios.

1. O que é um Termo de Referência?

O Termo de Referência (TR) é um documento que estabelece as diretrizes e especificações para a contratação de serviços ou aquisição de bens no setor público. Ele é utilizado para orientar a licitação, garantindo que as propostas apresentadas pelas empresas estejam alinhadas com as necessidades da administração pública.

O TR detalha todas as informações necessárias para que os fornecedores possam apresentar suas propostas de forma precisa e que o órgão público possa realizar a contratação de forma eficiente e sem falhas. Esse documento deve ser elaborado com cuidado, respeitando as normativas legais e os princípios da administração pública, como legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

2. Como Elaborar um Termo de Referência de Qualidade?

A elaboração de um Termo de Referência no setor público requer a observância de alguns passos fundamentais para garantir que o processo licitatório ocorra de forma clara e sem margem para ambiguidades. Entre as principais etapas da elaboração, destacam-se:

I – Identificação do Objeto

O primeiro passo para a elaboração de um Termo de Referência é identificar com precisão o objeto da contratação. Essa etapa é crucial para garantir que as necessidades da administração pública sejam atendidas de maneira eficiente. O objeto deve ser descrito de forma clara e objetiva, incluindo as características técnicas, prazos e condições de execução.

II – Definição das Especificações Técnicas

Em seguida, é necessário detalhar as especificações técnicas do objeto a ser contratado. Isso inclui, por exemplo, a quantidade e a qualidade dos bens ou serviços, bem como os requisitos técnicos necessários para a execução do contrato. Quanto mais detalhadas forem as especificações, menor será a chance de surgirem dúvidas durante a execução do contrato.

III – Estabelecimento dos Critérios de Seleção

O Termo de Referência deve estabelecer também os critérios de seleção das propostas. Esses critérios devem ser claros e objetivos, como preço, qualidade, prazo de entrega ou execução, entre outros. A definição precisa dos critérios de seleção é essencial para garantir a competitividade do processo licitatório.

IV – Preços e Orçamento Referenciais

A definição de preços e orçamentos referenciais é uma das partes mais importantes da elaboração do Termo de Referência. O orçamento referencial deve ser elaborado com base em pesquisas de mercado, levando em consideração valores médios e preços praticados para serviços e bens semelhantes. A inclusão do orçamento referencial tem como objetivo garantir que a licitação seja realizada dentro dos limites financeiros da administração pública, além de assegurar que o valor proposto pelas empresas licitantes seja condizente com o mercado.

A transparência no processo de definição de preços e orçamentos evita que haja superfaturamento ou subdimensionamento dos custos, contribuindo para a eficiência na aplicação dos recursos públicos. Esse orçamento referencial deve ser compatível com a execução do projeto, garantindo que a administração pública não pague mais do que o valor justo para a execução do serviço ou aquisição do bem.

V – Prazos e Condições de Execução

Outro elemento fundamental do Termo de Referência é a definição dos prazos de execução do contrato. Esses prazos devem ser realistas e compatíveis com a complexidade do objeto da contratação. Além disso, o termo deve prever as condições para a execução, como a forma de fiscalização, a responsabilidade pelo cumprimento dos prazos e as penalidades em caso de descumprimento.

VI – Formas de Pagamento

A forma de pagamento também deve ser definida no Termo de Referência. É importante que os pagamentos estejam alinhados com o andamento da execução do serviço ou entrega do bem, evitando pagamentos antecipados ou desproporcionais.

3. A Importância dos Orçamentos e Preços Referenciais

A inclusão do orçamento e dos preços referenciais no Termo de Referência é fundamental para o sucesso do processo licitatório. O orçamento referencial serve como base para que a administração pública possa comparar os valores apresentados pelas empresas e verificar se estão de acordo com os preços praticados no mercado.

Além disso, a utilização de preços referenciais garante que a contratação seja realizada dentro dos limites financeiros estabelecidos pelo órgão público, evitando desperdícios de recursos. A pesquisa de preços, portanto, deve ser realizada de forma criteriosa e constante, para assegurar que o orçamento refletirá a realidade do mercado.

É importante destacar que, de acordo com a legislação vigente, a administração pública não está obrigada a contratar com a proposta mais baixa, mas sim com aquela que apresentar o melhor custo-benefício, levando em consideração, entre outros fatores, o preço justo e compatível com o mercado.

4. Benefícios da Elaboração Correta do Termo de Referência

A elaboração correta do Termo de Referência traz uma série de benefícios para a administração pública, tais como:

• Maior Transparência: A definição clara do objeto, critérios de seleção e orçamento referencial garante maior transparência no processo licitatório, contribuindo para a confiança da sociedade na gestão pública.

• Eficiência nos Processos Licitatórios: Um Termo de Referência bem elaborado facilita a análise das propostas e a escolha do fornecedor que melhor atenderá às necessidades da administração pública.
• Prevenção de Problemas Legais: O cumprimento das normas legais e a elaboração precisa do TR evitam questionamentos e contestações durante ou após o processo licitatório.
• Controle de Custos: A definição de um orçamento referencial adequado permite que o processo licitatório ocorra dentro das possibilidades orçamentárias da administração pública, evitando surpresas financeiras.

Conclusão

A elaboração de Termos de Referência para o setor público é um processo técnico e detalhado, mas essencial para garantir que as contratações sejam feitas de maneira eficiente, transparente e em conformidade com as normas legais. Incluir orçamentos e preços referenciais no TR é uma prática recomendada para assegurar que os valores apresentados nas licitações sejam justos e compatíveis com o mercado, garantindo a boa aplicação dos recursos públicos.

Para os gestores públicos e profissionais envolvidos na área de compras e contratações governamentais, entender a importância de um Termo de Referência bem estruturado e fundamentado é essencial para o sucesso das contratações.

Com isso, é possível atingir os objetivos da administração pública com maior segurança, transparência e eficiência. Se você precisa de assistência na elaboração de Termos de Referência ou na definição de orçamentos referenciais, entre em contato com nossos profissionais especializados na área. A elaboração adequada de um TR pode fazer toda a diferença na qualidade e eficiência das contratações públicas.